Datalogger vs Système de Gestion des Températures

Faire le bon choix dès le début

          Récemment un de nos clients, au Département de Génie Biomédical d’un hôpital reconnu, nous mentionnait que le département de la Pharmacie hésitait entre l’achat de datalogger et l’achat d’un système moderne pour la gestion des températures.

          Pour les aider à choisir la solution la plus appropriée pour les pharmacies de ce centre hospitalier, nous leur avons fourni les  « avantages et inconvénients »  propres à  chaque solution de gestion des températures, soit l’achat d’enregistreurs de données (datalogger) ou d’un système de gestion de surveillance complet.

          Bonne lecture !

          L’achat d’un datalogger semble, à première vue, une solution économique, rapide et efficace à mettre en place pour la gestion des températures pour les 30 réfrigérateurs de l’hôpital.

          Un système de gestion des températures complet, tel que offert par Atek, répond aux 3 besoins suivant:

          1. Conformité réglementaire

          • Agrément Canada

          • Santé Canada

          • Ordre des pharmaciens

          2. Réduction de la charge de travail

          • Automatisation des processus

          • Lecture automatique

          • Rédaction des rapports de déviation


          3. Prévention des pertes

          • Système d’alerte avec protocole de notification avancé


          #1 Conformité réglementaire

          Les dataloggers, intégrés avec des procédures et protocoles de gestion rigoureusement appliqués, peuvent permettre d’atteindre une conformité réglementaire aussi valide qu’à l’aide d’un système de gestion des températures comme celui d’Atek.

          La difficulté avec les dataloggers, est d’assurer le respect des procédures de gestion en plus de la charge de travail qui entoure son utilisation. Dans le cas d’une compilation mensuelle, avec le datalogger, vous ne saurez qu’à la fin du mois si les produits ont été soumis à une variation inacceptable. Cette solution semi-manuelle n’est pas tout à fait dans l’esprit de la norme, car les lectures journalières prévues sont une façon d’inciter une validation quotidienne par une personne et de réagir rapidement en cas de déviation. Ces produits auraient pu, depuis la non-conformité, avoir été remis à des patients avec ou sans conséquence pour leur santé.

          Un système comme celui de Atek facilite grandement la gestion de la conformité en automatisant les processus. En quelques clics de souris, il est possible de visualiser l’entièreté du parc de réfrigérateurs et de générer les rapports.

          #2 Charge de travail liée à la gestion de la conformité

          Dans le cas où les dataloggers choisis enregistrent les données durant 30 jours, il vous faudra, une fois par mois et 12 fois par année, faire une “tournée” pour récupérer les dataloggers et transférer les données.

          Le travail d’une tournée consiste à:

          1. Marcher jusqu’aux 30 réfrigérateurs ( pour un hôpital cela peut prendre jusqu’à 1 heure)
          2. Annoter / étiqueter les 30 dataloggers avec les informations des réfrigérateurs
          3. Installer les nouveaux datalogger, s’assurer qu’ils sont fonctionnels
          4. Retourner à son bureau;
          5. Ouvrir son ordinateur;
          6. Ouvrir le logiciel de transfert;
          7. Transférer les données des 30 dataloggers des 30 réfrigérateurs;
          8. Écrire les rapports de déviation s’il y a lieu;
          9. Renommer les fichiers aux noms des réfrigérateurs en indiquant les dates,
          10. Imprimer les 30 rapports de données
          11. Enregistrer et archiver les copies des fichiers

          Ce travail est fastidieux, peu intéressant et sujet aux erreurs humaines. De plus, plusieurs problèmes peuvent survenir:

          • oubli ou absence de l’une des personnes responsables le jour de la collecte, empêchant la collecte d’être effectuée;
          • problème de mises à jour des pilotes des dataloggers sur l’ordinateur où les transferts s’effectuent;
          • erreur d’attribution (réfrigérateur-enregistreur) dans le renommage des fichiers

          Il nous a été rapporté que souvent c’est le pharmacien en chef qui va compléter le travail lorsque l’une ou l’autre de ces situations surviennent.

          Avec Atek, tout est fait automatiquement.


          #3 Système d’alertes et prévention des pertes

          Généralement les réfrigérateurs sont reliés au poste de garde où les agents de sécurité doivent contacter les pharmaciens en cas d’alerte.

          Dans plusieurs institutions, les agents de sécurité sont peu nombreux le soir et il arrive fréquemment que lorsque l’agent fait sa ronde, il doive laisser la console de surveillance où sont reliés des réfrigérateurs et il les laisse donc sans surveillance durant plusieurs dizaines de minutes. Dans ce cas, une alarme sera notifiée par l’agent seulement à son retour.  

          Comme vous le savez, les réfrigérateurs de pharmacie sont généralement sécurisés et ne sont pas accessibles par les agents de sécurité. Ceux-ci ne peuvent donc pas aller vérifier l’état du réfrigérateur en alarme. C’est pour cela qu’on leur fournit une liste d’appel. Lorsqu’un pharmacien est joint, il doit se déplacer pour vérifier le réfrigérateur et transférer le contenu dans un autre au besoin.

          En somme, il peut s’être écoulé plusieurs heures entre le déclenchement d’une alarme et la résolution du problème. Ces délais mènent généralement à des pertes.

          Prévention

          Avec le système Atek, vous pouvez visualiser les tendances des températures. Ces tendances vous permettent de voir le comportement d’un réfrigérateur. Dans le cas où vous ne faites pas confiance à la stabilité d’un réfrigérateur, vous pouvez prévenir le problème potentiel en transférant les produits dans un réfrigérateur temporaire.

          Alarme et protocole de notifications

          Le système Atek vous permet de construire votre propre protocole de notifications avec lequel vous pouvez être alerté par téléphone, texto, courriel et téléavertisseur. Ce protocole permet de joindre plusieurs personnes en même temps et/ou selon un intervalle pré-établi. En ayant accès à la plateforme depuis tout navigateur web (ordinateur, tablette, téléphone), vous pouvez visualiser l’état de vos réfrigérateurs et acquitter les alarmes à distance en temps réel.

          Conclusion

          L’utilisation de datalogger ne fera que différer l’achat éventuel et inévitable d’un système de gestion complet comme celui d’Atek. Le coût de gestion (temps perdu et frustration) engagé avec l’utilisation des dataloggers sera rapidement rentabilisé en travaillant avec un système complet et automatisé de gestion des températures.

          En 2018, les tâches simples pouvant être automatisées par des machines ne devraient pas être accomplies par des gens aussi qualifiés que des pharmaciens ou des assistants techniques.

          Nous sommes tous témoins des exigences toujours plus strictes des entités de régulations comme Santé Canada, Agrément Canada et la FDA. L’Ordre des Pharmaciens du Québec exige même d’implanter pour certains de nos clients des systèmes pour se conformer à des normes qui ne sont pas encore entérinées, mais qui le seront prochainement. (ex . notification et registre des pressions des aires de préparation stérile).

          Un système de gestion automatisée des températures comme celui  d’Atek est une option qui peut paraître plus onéreuse que les dataloggers, mais il s’agit d’un système qui répond aux besoins courants et futurs tout en réduisant les ressources nécessaires et les pertes.

          Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous joindre !